電話って鬼か？

皆さんこんばんは。

今日は電話応対や、名刺交換などを学びました。

本日はその二本立てで進めてまいりますので、

よろしくお願いいたします。

 

電話応対

電話応対は、友達と会話するぐらいしかなく、

何か意識してたかといわれるとかぶらないようにというぐらいでした。

しかし、ビジネスではルール、ある程度のマナーがあります。

電話受けることがこれほど難しいことだとは思っておりませんでした。

電話をかける際、電話を受ける際、取次の際、不在時の際

いろいろな状況がある中で受け取る電話は

鬼のように対応が難しいと感じました。

まず顔が見えないということなので、声のトーン、スピードなどは

非常に重要になり、相手が聞き取りやすい言葉で話す必要が

あります。

対面で話しているのではないので、電波の不都合、

周りの環境そういったものも配慮して話さないといけません。

速攻メモを取らないといけません。

まして名前なんて間違えたら終わりです（笑）

名前を聞いたら、

「○○様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」

ここまでは言えるようにしないといけません。

絶対詰まる。。。。

そして電話は3コール以内に取る必要があり、

もし遅れた場合は、「大変お待たせいたしました」

という言葉は必要みたいです。

11時までなら、「おはようございます。会社、名前」

「お電話ありがとうございます」と伝えてから名乗るのもありです。

最初は、会社のことも何もわからず電話応対すると思うので、

分からないこと、どうしたらいいかわからないときは

「私では、わかりかねますのでただいま担当のものに変わりますので」

と速攻で言うのはだいぶありだと思います（笑）

名刺交換

これも社会人の定番行為の一つだと思います。

今の時代名刺という紙というのも変化がないのかな？

という風にも思いますがまだまだ使う定番なので

必死に練習しましょう。

交換の際にもルールがあり、名刺の字の部分は持たず、

端の部分を持ち、両手で名前を相手に向けて渡します。

その際に上から渡さず、下から下から行くのが今は無難かと思われます。

一対一、集団対集団、一人対集団、同時交換

などといって様々なケースが考えられます。

名刺を渡す際は、

「私、○○会社の○○と申します、よろしくお願いいたします」

↓

「お名刺頂戴いたします。○○会社の○○様ですね。よろしくお願いいたします」

ここまで伝えることが必要です、ここで読み方がわからない、

下の名前も聞かせてほしいという場合は

「恐れ入りますが、○○様でよろしかったでしょうか？」

「恐れ入りますが、下のお名前もお聞かせ願えますでしょうか？」

などと聞く必要があります。

名刺をもらった際に名前を間違えることは問題ありません。

そのあとに名前を間違えることは失礼にあたります。

なので不安に思ったことがある際は、このタイミングで聞く

必要があります。

名刺交換とは相手の名前を理解するためのものであり、

日本に多い苗字で以後分からなくなる場合は、下の名前も聞きます。

商談の際も席順に机の左に並べます。

机で作業をするため邪魔になる場合は、

相手が先にしまうか、お名刺頂戴します

と伝えてカバンの中にしまいます。

その際名刺入れは出して外でしまうのはマナー違反らしいです。

カバンの中で名刺入れにしまう必要があるので、

高い技術を身につけれるようになれる必要があります。

今日で二日間のマナー研修を終えましたが、一日目の、

服装、敬語、コミュニケーションの取り方、

二日目の、報連相、電話応対、名刺交換等と

社会人に必要な基礎を学べた期間となりました。

こういった能力はどこに行っても通じる能力で、他人から見たら

とてもしっかりしている人なんだなという安心感も

与えれる材料だと思っております。

その為に今後何をするかということよりも、基礎能力を学び

体現できるように取り組んでいこうと思います。

大人になってもだらしなく、恥ずかしい大人になることは

私は嫌だと思っております。

なので、失敗しても笑われる若い今のうちに

どんどん失敗して笑われて成長していきたいと思います。

本日のブログもご覧いただきありがとうございました。